Quelques astuces pour animer une visioconférence efficace
Outil devenu incontournable, la visioconférence reste toutefois un exercice bien particulier, qui a très souvent besoin d’être optimisé. Voici quelques conseils pour réussir votre réunion à distance. Et nos recommandations pour un bon matériel.

La veille : piqûre de rappel pour la réunion à distance
« La veille, l’animateur doit envoyer un second message pour rappeler à tout le monde le rendez-vous. Dans ce mail, il faut aussi préciser l’ordre de passage des interlocuteurs et le scénario complet de la conférence, avec à chaque fois le timing estimé pour chaque intervenant et chaque sujet abordé. » C'est d'autant plus valable si la réunion concerne plus d'une dizaine de personnes.

Technique et timing, deux points à soigner pour une bonne visioconférence
Le bug, ennemi numéro 1
Le jour J, l’animateur doit soigner le décor et veiller par exemple à ce qu’il n’est pas à contre-jour. Quelques minutes avant le début, il est conseillé d’effectuer une dernière répétition pour s’assurer que le dispositif technique fonctionne bien. « Comme un bug est vite arrivé, mieux vaut prévoir une assistance technique au moins 30 minutes avant le démarrage et pendant la première demi-heure auprès de la hotline du fournisseur. Comme cela, si l’un des intervenants rencontre un problème, l’animateur n’aura pas à le gérer. »
Gare au timing !
La conférence doit démarrer à l’heure, par respect pour les intervenants. Les retardataires prendront le train en marche. Pour commencer, l’animateur doit inviter chaque personne à se présenter. « Comme dans une vraie réunion, il est important de dire bonjour, de savoir qui est là. Cette présentation rapide va permettre de créer du lien entre les participants. »
Fixer les règles du jeu
La présentation terminée, l’animateur doit ensuite fixer les règles du jeu. La plupart des solutions de visioconférence invitent aujourd’hui les participants qui veulent intervenir ou poser une question à s’adresser d’abord à l’animateur pour ne pas perturber le bon déroulement des échanges. Pour éviter que la conférence parte dans tous les sens, il faut également faire respecter les temps de parole et l’ordre du jour. Il faut aussi veiller à ce que les gens ne fassent pas autre chose pendant les échanges, regarder leur mail, envoyer des SMS...
Dernier point, une visioconférence demandant de la concentration et du calme, mieux vaut ne pas dépasser une heure et demie de réunion afin de conserver des échanges de qualité.

La préparation physique pour votre visioconférence

•    Le cadrage : Ajustez votre webcam pour que votre visage et vos expressions soient bien visibles face caméra, c’est-à-dire la caméra à hauteur des yeux. Les webcams de PC ont la fâcheuse faculté de déformer les visages en étant en surplomb. Essayez de corriger cet angle. Une caméra externe permettra bien sûr de résoudre ce problème.

•    L’arrière-plan : À domicile ou même au bureau, le présentateur n’est pas toujours dans le meilleur décor pour animer sa réunion. Sans compter les événements impromptus pouvant survenir à tout moment en arrière-plan. Les services de visioconférence comme Zoom ou Teams permettent d’ajouter un arrière-plan de votre choix sur lequel s’incruste votre visage. Un bon moyen d’éviter que le petit dernier s’invite dans la visioconférence…

•    L’attitude : Faites attention, il peut vous arriver d’être à la maison pour animer une visioconférence et vous adoptez des attitudes que vous ne prendriez jamais au bureau. Et vous savez ce qu’on dit du langage corporel. On vous conseille donc de faire quelques étirements et grandes respirations pour vous préparer au direct. Choisissez un fauteuil confortable dans lequel vous adopterez une tenue droite pour éviter la fatigue et garder une certaine dignité !

•    L’habillement : vérifiez votre tenue (oui, une visioconférence s’anime habillé comme à la ville !) en évitant les vêtements à rayures, le noir et le blanc. Osez la couleur en restant dans des tonalités qui ne soient pas criardes.

La préparation mentale pour votre visioconférence

•    Arrêtez le multitasking : fermez tous les programmes ouverts sur votre ordinateur pour ne laisser ouverts que les outils indispensables à votre visioconférence. Cela vous évitera d’être distrait par des notifications intempestives ou d’être préoccupé par un mail en attente… la concentration est un point-clé pour la réussite d’une visio.

•    Fixez les règles de vie : rappelez le code de bonne conduite pour la prise de parole. Les outils de visioconférence proposent presque tous une option Lever la main pour indiquer l’intention d’intervenir ou poser une question. En comité réduit de 4 ou 5 personnes, la prise de parole peut être plus libre. Demandez aux participants de laisser leur micro coupé par défaut.

•    N’oubliez pas la zone de chat : elle permet à chacun de s’exprimer sans perturber le déroulement de la visioconférence, penser à recommander son utilisation. Pour l’animateur de la réunion, il est indispensable de vérifier régulièrement ce que les participants expriment dans le chat pour ajuster son discours.

•    Misez sur l’interaction : pensez à prévoir un temps pour les questions/réponses en fin de session et même à prévoir d’autres temps d’échange tout au long de la visioconférence.

Les règles d’une réunion face-à-face s’appliquent à la visioconférence

•    Communiquer sur les objectifs : Informez les participants en amont des sujets et objectifs de la visioconférence.

•    Assurez-vous du niveau d’information des participants : avant la réunion, indiquez par mail les documents à lire, les informations à recueillir et les points à préparer par chacun des participants. Un bon moyen d’optimiser le temps de la réunion. Ou mieux encore, créer un espace collaboratif contenant tous les documents nécessaires.

•    Durée : tout dépend bien sûr de l’urgence de la situation et du nombre de sujets à traiter… Mais en termes d’efficacité, une visioconférence ne devrait pas excéder 2 heures. Mieux vaut répartir la réunion en plusieurs réunions plus courtes. La durée idéale est de 40 minutes (c’est d’ailleurs celle qu’autorise le service Zoom dans sa version gratuite). Suffisante pour traiter un sujet et assez courte pour garder la concentration de chacun.

•    Des pauses : prévoyez des pauses régulières pour permettre à vos interlocuteurs et à vous-même de souffler un peu, de vous lever de votre chaise, de vous étirer et de vous détendre. Annoncez-les au début de la visio pour préparer chacun à cette possibilité et permettre à tous de s’organiser en fonction.

Nos recommandations image, son et lumière pour une bonne visioconférence
L’image et le son ne sont pas des détails quand on parle de visioconférence : ce sont les outils même du média ! Soigner ces deux aspects va littéralement doper l’expérience utilisateur.

•    Une caméra de qualité : une visioconférence professionnelle passe donc d’abord par un bon appareil. Les caméras haut de gamme permettent aussi de régler automatiquement l’exposition, la stabilité, le cadrage… Les modèles de webcam panoramiques sont très utiles lorsque plusieurs animateurs ou intervenants sont présents dans la même salle.

•    Ne délaissez pas le son : les micros incorporés aux PC enregistrent sans distinguer les bruits de fond et autres claquements de doigts sur les touches du clavier … une catastrophe. Utilisez une webcam avec micro omnidirectionnel intégré, ou mieux encore optez pour un micro additionnel.

•    Ajouter de la lumière : L’image captée par la webcam est souvent froide. Un visage éclairé par une source lumineuse, naturelle si possible, sera mis en valeur. Il s’agit simplement de se placer à proximité d’une fenêtre et de vérifier l’effet sur votre webcam. Un apport de lumière complémentaire apportera de la chaleur à l’image. À défaut de lumière naturelle, prévoir un éclairage d’appoint.
La réussite d’une réunion à distance est souvent conditionnée par sa préparation.
Conclusion : Quelques jours avant, il faut envoyer par mail à tous les intervenants une convocation qui rappelle l’heure et la date du rendez-vous, les modalités d’accès, l’ordre du jour, ainsi que les choses éventuelles à préparer... Lorsque la réunion concerne plusieurs pays, il faut également mentionner la langue qui sera utilisée.

Sources :
•    communication-web.net
•    studyrama.com